X
Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.
Regulamin serwisu.
         
PL | EN
 
 
 
 
Bezpieczne Biuro podnosi standardy środowiska pracy. Czyli jak COVID-19 wpływa na przestrzeń i zachowania?
Karina Kreja, International Concept Manager & Workplace Expert, Kinnarps
 
 

Nowe zasady bezpieczeństwa związane z powrotem do biura w warunkach zagrożenia epidemicznego wymagają nowych rozwiązań. Nie ma wątpliwości, że zmianie musi ulec wiele elementów codziennego funkcjonowania biur, ale warto zdać sobie sprawę, że w wielu przypadkach są to zmiany na lepsze.

W ostatnich tygodniach pojawiło się wiele informacji na temat konieczności wprowadzenia zmian w przestrzeniach biurowych w związku z podwyższonymi wymogami bezpieczeństwa. Nowy koncept środowiska pracy, które spełnia zasady epidemicznego bezpieczeństwa, nazywamy „bezpiecznym biurem”.  Jego zadaniem jest stworzenie pracownikom warunków pracy, które umożliwiają przestrzeganie przepisów zawartych w „Rozporządzeniu w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii” z 2 maja 2020 (z późn. zm.) oraz takich rekomendacji, jak ogólne wytyczne i lista kontrolna dotyczące bezpieczeństwa i ochrony zdrowia osób pracujących w czasie epidemii Covid-19, przedstawione 19 maja przez Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy.

Dystansowanie fizyczne, nowe rygory higieniczne i zasady współdzielenia oraz procedury kontaktów oznaczają zmiany, którym muszą się poddać wszyscy użytkownicy biur. Można podzielić je na kilka obszarów, które dotyczą:

  • higieny osobistej i otoczenia,
  • wielkości przestrzeni i powiązanej z nią akustyki,
  • kultury pracy. 

Przyjrzyjmy się tym zaleceniom i ich konsekwencjom.

Wpływ na przestrzeń i zachowania użytkowników

Czystość i higiena

Nowe zasady bezpieczeństwa biurowej pracy narzucają podwyższone wymogi higieny, i to zarówno osobistej, jak i dotyczącej odkażania przedmiotów użytkowanych wspólnie. Konieczność dezynfekcji wprowadza do codziennych zachowań zupełnie nowe procedury, zarówno dla serwisów sprzątających, jak i użytkowników biur. Na dotychczasowe i oczywiste zachowania, nakładają się nowe wymogi odkażania rąk nie tylko przy wejściu do biura, ale praktycznie przy każdym użyciu wspólnych sprzętów. Korzystanie z biurowego ekspresu do kawy lub drukarki wymaga przetarcia ich środkiem dezynfekującym zarówno przed jak i po wykorzystaniu. Aby ta procedura był skutecznie realizowana, to środki czystości powinny znaleźć się we wszystkich uczęszczanych miejscach biura. Czyli powinno ich być znacznie więcej, niż jedynie w recepcji i przy toaletach. Znamy przypadki organizacji, które decydują się na postawienie odkażaczy na każdym biurku. Spodziewamy się, że nowe zwyczaje higieniczne szybko się upowszechnią.

Równie ważne, co indywidualne działania użytkowników, są odpowiednie rozwiązania organizacyjne, realizowane przez najemców i wynajmujących. Ci pierwsi wprowadzają nowe reżimy dezynfekcji powierzchni. Ci drudzy mogą aktywnie poprawić jakość powietrza, zarówno zwiększając liczbę i częstotliwość wymian, jak i poprawiając jakość filtrów. Warto przy tym zauważyć, że według dzisiejszego stanu wiedzy, to właśnie jakość systemów wentylacji we przestrzeniach społecznych jest jednym z najważniejszych obszarów do kontroli i ewentualnej poprawy. Co niestety wiąże się ze sporymi nakładami finansowymi po stronie właścicieli budynków. Jakość powietrza we wnętrzach biurowców od dawna stanowiła bolączkę użytkowników, bo zbyt pobłażliwe normy bardzo często przekładały się na biurowy zaduch. Przy czym wcześniej rozmawialiśmy o jakości powietrza wewnętrznego przede wszystkim w kontekście nasycenia tlenem, którego w półzamkniętych systemach wentylacji brakowało. Dzisiaj zdecydowanie na plan pierwszy wybija się oczyszczanie obiegu powietrza z mikroorganizmów. Spodziewam się, że z czasem zaowocuje to lepszymi dla użytkowników końcowych zabezpieczeniami wprowadzanymi przez najemców oraz będzie promowało budynki z otwieranymi oknami.

Przestrzeń i akustyka

Potrzeba dystansowania społecznego, zarówno w przestrzeni pracy, jak i w częściach socjalnych powoduje, że biura ulegają obecnie znaczącemu „rozgęszczeniu”. Z ogólnych rekomendacji rządowych i sanitarnych, ale też ze szczegółowych analiz Kinnarps wynika, że zapotrzebowanie na powierzchnię biurową wzrośnie obecnie do około 15 m2 na stanowisko pracy. Dla porównania – dotychczasowy standard na polskim rynku to ok. 10 m2 / stanowisko. To spowoduje, że w znacznym stopniu zminimalizują się dotychczasowe biurowe problemy związane z hałasem i brakiem prywatności w większych powierzchniach typu open space. Tak więc w praktyce Bezpieczne Biuro może lepiej realizować potrzeby użytkowników związane z komfortem akustycznym w pracy indywidualnej.

Jednym z niespodziewanych skutków przymusowej i masowej pracy z domu jest lepsze zrozumienie roli biurowego hałasu jako dystraktora. Dotychczas przywykliśmy utożsamiać biurowy hałas, najczęściej wywołany rozmowami, z poziomem decybeli. Doświadczenie pracy podczas home office, gdzie dźwięki anegdotycznych już remontów u sąsiadów, nakładały się na zwykły domowy harmider, pozwoliło nam uświadomić sobie rzeczywisty wpływ akustyki na pracę. Otóż to nie zanieczyszczenie dźwiękiem (o ile spełnia ono odpowiednie normy) ale dystrakcja w postaci rozmów prowadzonych w „zasięgu słuchu” stanowi rzeczywiste źródło problemów z koncentracją. Stąd wniosek, że sama akustyczna izolacyjność pomieszczeń może być warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym do stworzenia odpowiednich warunków do pracy w skupieniu. W związku z tym wprowadzenie nowych zasad biurowej etykiety – na przykład prowadzenie rozmów z dala od stanowisk pracy, może okazać się dużo łatwiejsze niż dotychczas, ponieważ spotka się z powszechnym wśród użytkowników biur oczekiwaniem.

Nadchodzi czas weryfikacji biurowych konceptów

Jednak zapewne najważniejsza dla zmian w środowisku pracy będzie nowa równowaga pomiędzy jego poszczególnymi elementami, która kształtuje się na naszych oczach. Trwający od marca 2020 okres pracy z domu na masową skalę, udowodnił nawet największym sceptykom pracy opartej na aktywności, że większość, jeśli nie całość zadań biurowych oderwała się od miejsca, jakim jest biurko. Do powszechnej świadomości trafiło spostrzeżenie, że praca to nie miejsce, a rodzaj wykonywanych zadań, które mogą być realizowane w różnych przestrzeniach. Skoro tak wiele zadań, szczególnie tych związanych z pracą indywidualną i w stanie wysokiego skupienia, można z powodzeniem realizować poza biurem, to powstaje pytanie o zasadność kosztownej inwestycji we wspólne przestrzenie. Pojawiały się też, szczególnie w pierwszych tygodniach masowej pracy zdalnej, głosy o zbędności biur w ogóle.

Jednak dyskusje o tym, że biura są niepotrzebne, cichną wraz z przedłużającym się okresem przymusowej pracy zdalnej. Wiele osób chce wracać do biur, choć zwykle na zrewidowanych zasadach. Bo, choć zdalna praca niewątpliwie przynosi wiele korzyści, to jednak wiąże się z wieloma nowymi wyzwaniami. Po pierwsze, warunki mieszkaniowe wielu pracowników w Polsce nie są odpowiednie dla stałej pracy z domu. Po drugie, izolacja nie sprawdza się tak dobrze tam, gdzie przeważa praca zespołowa i na jej wynik wpływa wymiana informacji nieformalnych, czy tzw. wiedzy ukrytej. Po trzecie to przestrzeń stanowi najlepszy i najłatwiejszy do kształtowania element identyfikacji dla społeczności – również społeczności firmowych. A w czasach coraz szybszych zmian i rosnącej niepewności, to elastyczna umiejętność współpracy całych zespołów przesądza o zwycięstwie – dlatego organizacje będą dalej potrzebowały zgranych społeczności. A nie ma lepszego sposobu stworzenia poczucia wspólnoty niż „plemienna przestrzeń”.

Wyposażenie w Bezpiecznym Biurze
Zanim jednak zaczniemy realizować nowe koncepty warto zastanowić się jak stworzyć możliwie najlepsze warunki pracy w obecnej sytuacji, która może potrwać nawet kilka lat. Przedstawiamy zestaw naszym zdaniem najważniejszych obecnie rozwiązań nad których wdrożeniem powinny zastanowić organizacje, które planują korzystanie z biura w czasie obowiązujących ograniczeń:

  1. Wdrożenie nowych wytycznych sanitarnych, a co za tym idzie np. systemów pracy zmianowej oraz konieczność zachowania odpowiedniego dystansu, spowoduje, że stanowiska pracy będą coraz częściej współdzielone i w związku z tym musiały umożliwić łatwe dostosowanie do potrzeb różnych użytkowników. Pomogą w tym w pełni regulowane fotele i biurka z regulacją wysokości.
    https://www.kinnarps.pl/produkty/fotele-i-krzesla/fotele-obrotowe/
    https://www.kinnarps.pl/produkty/biurka-i-stoly/biurko-z-regulacja-wysokosci/
  2. W związku z potrzebą większej fizycznej izolacji, ale też ze względu na wprowadzanie nowych zasad poruszania się po biurze, przewidujemy wzrost zapotrzebowania na ścianki i panele, zarówno wykonane z materiałów przeziernych, jak i łatwo zmywalnych. https://www.kinnarps.pl/o-kinnarps/Prasa/scianki-biurowe-vibe-focus-najlepszym-rozwiazaniem-do-wnetrz-o-podwyzszonych-wymaganiach-higienicznych/
  3. Wzrośnie znaczenie jakości materiałów, z których wykonane jest wyposażenie biura. Wybór padnie na meble, które można łatwo dezynfekować lub nawet wyprać, aby zachować wysoki poziom higieny w biurze. https://www.kinnarps.pl/zalecenia-dotyczce-pielgnacji/
  4. Wprowadzenie zasad czystości, w tym polityka czystych biurek, w połączeniu z koniecznością współdzielenia zwiększy zapotrzebowanie na skrytki pracownicze jak również, takie jak lockery. https://www.kinnarps.pl/inteligentne-meble/i-lockery/
  5. Organizacje coraz częściej będą decydować się na meble wykorzystujące technologię Internetu Rzeczy (IoT) takie jak szafki pracownicze otwierane bezdotykowo za pomocą aplikacji czy kolektomaty umożliwiające bezkontaktowe nadawanie i odbieranie przesyłek w biurze, które zapewnią większe bezpieczeństwo pracowników. https://www.kinnarps.pl/o-kinnarps/Prasa/inteligentne-meble/

Karina Kreja, International Concept Manager & Workplace Expert, Kinnarps


Wszystkich zainteresowanych poruszonymi zagadnieniami zapraszamy na webinar Fundacji Liderek Biznesu pt. „Bezpieczne Biuro, czyli jak COVID-19 wpływa na przestrzeń i zachowania", który odbędzie się 8.07 o godz. 10.00 – 11.00 w ramach cyklu #EkspertFundacji, podczas którego autorka artykułu, Karina Kreja, International Concept Manager & Workplace Expert w Kinnarps przybliży kwestie kluczowe dla firm, w odniesieniu do organizacji Bezpiecznego Biura.

Link do rejestracji: https://www.fundacjaliderekbiznesu.pl/zapis-na-wydarzenie/365/


 

« Powrót do listy wpisów